La Formation Alfresco GED vous permet d’acquérir les compétences nécessaires pour installer, configurer, administrer et utiliser la solution Alfresco de gestion électronique des documents.
- Administrateurs systèmes et responsables informatiques
- Chefs de projet GED et consultants en gestion documentaire
- Archivistes et gestionnaires de contenu en entreprise
- Tout professionnel souhaitant maîtriser la solution Alfresco
- Avoir des bases en administration système (Linux/Windows)
- Connaître les fondamentaux des bases de données
- Des notions en gestion documentaire sont un plus
- Comprendre les principes fondamentaux de la gestion de contenu et documentaire
- Installer et configurer une plateforme Alfresco
- Administrer les utilisateurs, groupes, permissions et workflows
- Utiliser et personnaliser l’interface Alfresco Share
- Mettre en place des fonctionnalités collaboratives (sites, forums, wikis)
- Intégrer Alfresco dans une infrastructure d’entreprise (LDAP, CIFS, WebDAV)
- Assurer la sauvegarde et la restauration du contenu documentaire
Programme de la formation
Maîtriser la solution Alfresco pour une gestion documentaire professionnelle et collaborative
Acquérir les compétences techniques et fonctionnelles pour installer, administrer et exploiter la solution Alfresco
Contenu
- Principes fondamentaux de la gestion de contenu et documentaire
- Les besoins en gestion de contenu et documentaire en entreprise
- Principales fonctionnalités attendues d’une solution GED
- La notion de plan de classement
- Critères de choix et d’évaluation d’une solution de gestion de contenu
- Présentation d’Alfresco
- Historique et disponibilité de la solution
- Différences entre Alfresco One et Alfresco Community
- Les différents outils : Alfresco Repository, Alfresco Share, Record Management, WCM
- Tour d’horizon des fonctionnalités et des standards utilisés
- Aperçu des possibilités d’extension et de personnalisation
- Installation d’une solution Alfresco
- Architecture d’une plateforme de gestion documentaire basée sur Alfresco
- Serveur d’application, base de données et outils associés
- Les différentes possibilités d’installation d’Alfresco
- Tour d’horizon des packages d’installation disponibles
- Prérequis pour l’installation
- Installation d’Alfresco pas à pas
- Première prise en main et configuration post-installation
- Utiliser la GED Alfresco
- Principes de navigation et organisation de l’interface Alfresco Share
- Les espaces de travail et les différents éléments de contenu
- Les différentes vues et informations de la vue détaillée
- Les règles de gestion de contenu et les aspects
- Les tableaux de bord personnalisables
- Fonctionnalités de recherche simple et avancée
- Catégorisation des documents
- Travail collaboratif : édition hors-ligne et en ligne
- Gestion des versions de documents
- Création d’une arborescence pour le plan de classement
- Importation de documents et stratégie d’édition
- Administrer Alfresco
- Organisation de la configuration d’Alfresco et les différents fichiers
- Stratégie de modification de la configuration
- Gestion des utilisateurs et des groupes
- Les permissions, rôles et invitations
- Les différents types d’actions : workflows simples, transformation, extraction de métadonnées
- Les modèles de présentation
- Les fonctionnalités collaboratives d’Alfresco
- Principes des sites collaboratifs d’Alfresco Share
- Organisation et types de sites (privés, publics)
- Gestion des utilisateurs et des souscriptions aux sites
- Les fonctionnalités collaboratives : espaces documentaires, forums, blogs, wikis, listes de données
- Le lien entre les fonctionnalités GED et les sites collaboratifs
- Création d’un site collaboratif pour une équipe ou un service
- Association des utilisateurs au site
- Configuration des fonctionnalités du site
- Fonctionnalités avancées et intégration en entreprise
- Les différentes interfaces d’accès au contenu Alfresco
- Interfaçage avec Microsoft Office
- Les interfaces WebDAV et FTP
- CIFS pour un accès transparent à un partage de documents
- Intégration dans une infrastructure d’entreprise : déplacement de référentiel, reverse-proxy
- Authentification via un annuaire LDAP : chaînage, configuration LDAP et synchronisation
- Principe de sauvegarde et restauration : base de données et contenu documentaire
- Import/export de données
- Configuration d’Alfresco avec la messagerie électronique
- Utilisation de l’accès CIFS
- Mise en place d’une authentification via un annuaire d’entreprise
